Pop-up ambassades (MVA) hebben te weinig capaciteit

Al een decennia geleden begon men, vanwege de bezuinigingen op de consulaire dienstverlening, met het wereldwijd sluiten van de eerste consulaten. Zo ook in Spanje en op dit moment kan men alleen bij de ambassade in Madrid of bij VFS Global in Barcelona een paspoort of ID kaart vernieuwen. In Nederland kan men bij de grensgemeenten terecht.

Ieder jaar komen er pop-up ambassades in verschillende regio’s op bezoek. Deze pop-ups zijn bedoeld voor mensen die niet naar Madrid, Barcelona of Nederland kunnen reizen. Bijvoorbeeld vanwege ziekte, invaliditeit, ouderdom of andere omstandigheden die reizen zeer moeilijk maken.

Van de NCCS (Nederlandse Club Costa del Sol) kregen wij het bericht dat het afsprakensysteem niet naar behoren werkte, aangezien de keuzeoptie voor een afspraak in Málaga op 1 en 2 feb ontbrak. Het was vervolgens bijna onmogelijk om iemand van de ambassade te spreken. Sommige mensen hebben wel een afspraak kunnen maken via andere wegen. Zodra Malaga beschikbaar was in het systeem, was alles al volgeboekt. In Andalusië wonen rond de 10.500 Nederlanders, waarvan de grootste groep inwoners is te vinden in de provincie Málaga met ca. 7.450 (bron: Spanje Vandaag).

Ook in la Nucia ervaarde mensen dezelfde soort problemen. Zie ook de berichtgeving in de media.

Dit is overigens volgens de NCCS geen uitzondering op de regel, ieder jaar, schijnen er te weinig mogelijkheden te zijn om een afspraak te maken. Zij zouden dan ook graag de MVA een aantal maal per jaar langs willen zien komen.

Waarom niet meer pop-ups per jaar?

Wij vroegen het aan ambassadeur Roel Nieuwenkamp

Stichting GOED heeft 7 februari gesproken met ambassadeur Roel Nieuwenkamp. De ambassadeur is goed op de hoogte van de problematiek. Te weinig mensen hebben een afspraak kunnen maken en het systeem had technische problemen.

De ambassadeur legt uit dat er vanuit Den Haag een beperkt aantal tijd- slots wordt uitgedeeld. De ambassade kan hierdoor niet meerdere keren per jaar in bepaalde regio’s langskomen, de tijd- slots moeten verdeeld worden over heel Spanje. Dat hierdoor veel mensen geen afspraak kunnen maken, daar is de ambassadeur zich van bewust en voelt mee met de mensen die hierdoor buiten de boot vallen.

Voorrang voor mensen die niet in de gelegenheid zijn te reizen

De pop-up ambassades zijn in eerste instantie opgezet voor mensen die moeilijk kunnen reizen. Een terechte vraag van mensen die een afspraak wilde maken was; hoe weet de ambassade dat iemand ziek is, mindervalide of bijvoorbeeld kleine kinderen heeft.

De ambassadeur erkent het probleem, men kan alleen vaststellen hoe oud een persoon is en of iemand kleine kinderen heeft. Dat alleen de mensen, waarvoor de pop-up bedoeld is, een afspraak maken is een kwestie van vertrouwen, laat de ambassadeur weten. Het zou een te grote druk op de administratie geven als voor iedere persoon moet worden nagegaan of ze terecht een afspraak maken. Men gaat er dus op het moment slechts vanuit dat de personen, waarvoor de pop-up bedoeld is, een afspraak maken.

Communicatie via Sociale Media

Stichting GOED dringt al lange tijd aan, bij Buitenlandse Zaken, om de communicatie van ambassades te verbeteren. Op het moment wordt door de meeste ambassades vooral Sociale Media gebruikt als informatievoorziening. Buitenlandse Zaken verklaart dat het huidige systeem, de informatieservice, alleen geschikt is voor het communiceren van noodsituaties. Er wordt aan gewerkt om dit op te lossen, dit wordt echter op zijn minst al 4 jaar lang medegedeeld.

Wij vroegen het de ambassadeur; waarom is de informatieservice van Buitenlandse Zaken niet geschikt om Nederlanders die in het land wonen te informeren. Tenslotte registreert men zich hiervoor om op de hoogte te blijven en je kunt expliciet aangeven dat je informatie over de dienstverlening en/of evenementen wilt ontvangen.

Volgens de ambassadeur zou dan iedereen, ook diegenen die op vakantie zijn een email over een pop-up ambassade krijgen en dat zou volgens de privacy wet niet mogen. Echter zijn er twee opties om te registreren zoals je hieronder ziet. Nederlanders die in het buitenland wonen ontvangen immers wel informatie over een Koningsdag evenement, of valt dit onder een noodsituatie? De ambassadeur gaat nu zelf bekijken of het systeem ook te gebruiken is voor informatie betreffende de dienstverlening.

Hoe nu verder? Het betreft niet alleen Spanje!

Er is helaas geen snelle oplossing voor de problemen. Niet alleen Spanje ervaart deze problemen, ook andere landen binnen de EU en buiten de EU. Zo bracht onze vertegenwoordiger in Australië ons op de hoogte van de Nederlanders in Queensland (Brisbane). Ook daar zat de pop-up ambassade gelijk vol en vond de communicatie via Facebook plaats. Veel Nederlanders missen hierdoor wederom de informatie en dus ook de mogelijkheid om op tijd een afspraak te maken. Het Nederlands Consulaat Generaal had ons eind 2020 medegedeeld, dat het streven was om vanaf 2021 ook via email (de informatieservice) bekend te maken wanneer met het MVA gereisd zou gaan worden. Dit streven is zover wij kunnen nagaan eenmalig uitgevoerd. Het kan dus blijkbaar wel, echter is men toch weer vervallen in de oude gewoonte; alleen via Sociale Media Nederlanders op de hoogte houden. 

Gesprek met de Consul-Generaal van Australië – Hugo Klijn

We hebben op de ambassadeursconferentie, die 31 januari in Den Haag plaatsvond, gesproken met Consul-Generaal Hugo Klijn over het uitbreiden van de pop-up ambassades. Ook hebben we gevraagd of de VFS-Global, een extern visakantoor in Brisbane, Nederland kan vertegenwoordigen voor het vernieuwen van paspoorten. Stichting GOED heeft dit verzoek al geruime tijd uitstaan bij Buitenlandse Zaken. De Consul-Generaal van Australië erkent ook hier de problemen en er wordt gekeken naar oplossingen. Echter zij zijn, net als Spanje en andere landen, afhankelijk van de paspoort verwerkingscapaciteit in Den Haag.

In ieder geval is het evident dat er in verschillende landen behoefte is aan een frequenter bezoek van een MVA. Dit wordt nog eens pijnlijk duidelijk vanwege de paspoortpiek, die bekend was bij Buitenlandse Zaken.

Het is noodzakelijk dat er druk wordt uitgeoefend op politiek Den Haag om consulaten te heropenen in regio’s met een hoge concentratie Nederlanders en/of de tijd- slots van de pop-up ambassades uit te breiden. Vervolgens is het noodzakelijk om het afsprakensysteem, als ook de communicatie en informatievoorziening te verbeteren.

Stichting GOED blijft zich hiervoor inzetten! Wat kunt u zelf doen?

Dien een klacht in bij Buitenlandse Zaken en eventueel bij de Nationale Ombudsman.

Als u zelf makkelijker kan reizen, neem dan nu met deze drukte niet een plek in van de mensen die de pop-up ambassade echt nodig hebben.