Verslag gesprek Nederland Wereldwijd

Consulaire Dienstverlening

Een samenvatting van ons bezoek (begin april) aan Nederland Wereldwijd NWW/HDCV (Consulaire en Visumzaken) in Den Haag,

Paspoortpiek

We hebben ca. 200 reacties via ons meldpunt mogen ontvangen, over de ervaringen aangaande het aanvraagproces van een nieuw paspoort. Dit naar aanleiding van de paspoortpiek en de daaraan gerelateerde uitdagingen. Deze feedback is gedeeld en besproken met NWW. Naast het ontvangen van positieve feedback, zijn er ook verschillende knelpunten benoemd, met name met betrekking tot de werking van afsprakensystemen, wachttijden, afstanden en de beperkte beschikbaarheid van de pop-up ambassades.

NWW is zich bewust van de problemen die optreden. Het Min. van Buitenlandse Zaken (BZ) staat in contact met de locaties waar wachttijden voor het aanvragen van een reisdocument langer zijn en hierop wordt voortdurend gestuurd, maar het zijn echt dagkoersen. Heeft een ambassade geen plek binnen 4 weken, dan kan een klant bij VFS terecht in landen waar we met de externe dienstverlener VFS werken. Hier voert CSO strikt regie op.

We begrepen van NWW dat het Min. van Buitenlandse Zaken (BZ) zich nog heeft te houden aan de lopende contracten met de EDV’s (Externe Dienstverleners), de afsprakensystemen zijn hier ook onderdeel van. Daarnaast is het een uitdaging om te werken binnen de beschikbare capaciteit aan personeel.

En wat we ons misschien niet direct realiseren, is dat een mobiel paspoort aanvraagstation (pop-up) veel arbeidsintensiever is en dus meer tijd vergt. Dit moet vervolgens gecompenseerd worden op de ambassade.

Hoe kunnen we op dit moment het beste met de situatie omgaan?

Een probleem wat zich voordoet is dat afspraken vaak niet worden geannuleerd en er no-shows zijn. Dit zijn uiteraard plekken die gevuld hadden kunnen worden. NWW verzoekt dan ook de afspraak te annuleren, als men verhinderd is.

Check op welke dag er weer nieuwe afspraken beschikbaar komen. Er is dan een grotere kans om een afspraak te kunnen maken.

Heeft men problemen met het afsprakensysteem, probeer dan een andere webbrowser en/of eventueel een VPN te gebruiken. Dit kan bepaalde foutmeldingen verhelpen.

Houdt rekening met lange wachttijden, op sommige locaties 6-8 weken (soms zelfs langer). Vernieuw het paspoort niet onnodig vroeg, bijvoorbeeld als het nog een jaar geldig is. Maar denk er wel aan dat vanuit sommige landen het paspoort 6 maanden geldig moet zijn om te reizen.

Registratie Informatieservice bij de ambassade

Aangezien de ambassades nog steeds hoofdzakelijk via sociale media informeren, heeft St. GOED wederom gevraagd waarom de informatieservice (registratie ambassade) niet geschikt zou zijn om Nederlanders te informeren over de consulaire dienstverlening.

Uit eigen onderzoek is namelijk gebleken dat Nederlanders juist wel graag per email op de hoogte gehouden willen worden, zodat men belangrijke informatie niet mist. Niet iedereen heeft een Facebookaccount of gebruikt dit dagelijks. Zie ons rapport uit 2022

NWW geeft als reactie dat het geen probleem voor ambassades zou moeten zijn om op deze manier te informeren.

Dit verbaast ons enigszins aangezien wij al jaren vragen waarom de Informatie-Service niet gebruikt wordt (of slechts door enkele ambassades) om Nederlanders in het Buitenland te informeren over belangrijke informatie. Tot op heden, hebben wij altijd als antwoord gekregen dat het systeem hiervoor niet geschikt zou zijn en men aan een beter systeem werkt.

NWW zal ons verzoek nu intern communiceren en wij hopen dat er alsnog snel verbetering in komt.

Uitzondering maken voor Nederlanders die niet kunnen reizen

Helaas is er geen optie meer om uitzonderingen te maken voor mensen die niet kunnen reizen. Voorheen was dit wel mogelijk voor de ID-kaart, voordat de verplichting voor vingerafdrukken werd ingevoerd. Als iemand bijvoorbeeld mindervalide, ziek of op leeftijd is, of financiële beperkingen heeft die reizen moeilijk maken, zijn er geen alternatieve oplossingen beschikbaar. Dit kan problemen veroorzaken wanneer deze personen zich bij instanties moeten identificeren met een geldig document. Wij zijn echter van mening dat er nader onderzoek naar gedaan moet worden, zodat er bij hoge uitzondering toch een oplossing geboden kan worden.

Digitaal paspoort aanvragen

Eerder hebben we al nieuws gedeeld over de Franse proef om het paspoort digitaal te vernieuwen. We hebben NWW gevraagd of zij hiervan op de hoogte zijn. Het Ministerie van Buitenlandse Zaken blijkt hierover in contact te zijn met Frankrijk. We zullen de ontwikkelingen hieromtrent blijven volgen.

Franse proef om het paspoort digitaal te vernieuwen

VFS Global in Brisbane

Stichting GOED hoopt dat er in Brisbane gebruik kan worden gemaakt van een Externe Dienstverlener (EDV). Helaas blijkt de huidige EDV niet geschikt te zijn voor deze locatie. Er bestaat een kleine kans dat deze EDV naar een andere locatie verhuist, waarna het verzoek opnieuw kan worden beoordeeld.

Het automatisch retourneren van het oude paspoort (met 3 gaten)

Bij het ophalen van het nieuwe paspoort kun je aangeven het oude paspoort terug te willen ontvangen. Het oude paspoort wordt dan ongeldig gemaakt, door er 3 gaten in te perforeren. Het oude paspoort kan in de toekomst n.l. als bewijs dienen, mocht er bijvoorbeeld twijfel ontstaan over het Nederlanderschap. St. GOED heeft verzocht of mensen hierop geattendeerd kunnen worden. NWW neemt het op in de kennisbank.

Aanpassing op de website van NWW

Herkrijgen Nederlanderschap

De informatie over de evenredigheidstoets (herkrijgen Nederlanderschap) is nog niet helemaal goed aangepast. NWW gaat nogmaals bekijken of er expliciet vermeld kan worden dat men alleen in aanmerking kan komen voor het herkrijgen Nederlanderschap, als men kan bewijzen dat er, ten tijde van het verlies Nederlanderschap, een band met de EU bestond.

VKK (visum kort verblijf) aanvragen

Wanneer men een visum kort verblijf (VKK) aanvraagt bij een buitenlandse ambassade die Nederland vertegenwoordigt, zijn zij verantwoordelijk voor het gehele visumaanvraagproces. Dit is niet altijd duidelijk voor de klant en NWW onderzoekt hoe deze informatie duidelijker op de website aan klanten kan worden gecommuniceerd.

Diverse andere onderwerpen

Vermelding Factsheet Visum Kort Verblijf (VKK)

Stichting GOED heeft verzocht om een directe link naar het Factsheet op de NWW-website te plaatsen, zodat aanvragers van een Visum Kort Verblijf het kunnen raadplegen en op de hoogte zijn van het IOB-systeem. NWW zal dit verzoek onderzoeken, het Factheet is nu hier te vinden.

Kun je als partner garant staan voor VKK wanneer je beide in het buitenland woont?

Veel aanvragen voor een visum kort verblijf (VKK) komen van Nederlanders die met een buitenlandse partner in het buitenland wonen en samen naar Nederland willen reizen. De vraag rijst of deze Nederlanders ook in het buitenland garant kunnen staan voor hun partner, en zo ja, of de ambassade dan de rol van de gemeente kan vervullen door de handtekening op het garant formulier te legaliseren. Op de website van NWW staat namelijk vermeld dat een van de voorwaarden om garant te kunnen staan is dat men in Nederland woont. NWW geeft echter aan dat dit geen probleem zou moeten zijn.

Goedgekeurde MEV’s (Multiple Entry Visa) laten een sterke daling zien

Stichting GOED vraagt zich af wat de reden hiervoor kan zijn?

Volgens NWW is dit is te wijten aan het striktere visumbeleid dat sinds 2020 is ingevoerd.

Checklijsten voor aanvraag VKK komen niet altijd overeen met de regionale checklijsten

Bijvoorbeeld de checklijst op NWW is anders dan de lokale checklijst in Thailand.

NWW herkent dit probleem niet, alle checklijsten zouden exact hetzelfde moeten zijn. Wij verschillen hiervan van mening en zullen dit zelf verder uitzoeken. Het is van essentieel belang dat mensen exact weten welke bewijsstukken ze moeten aanleveren, aangezien een onvolledige aanvraag kan leiden tot afwijzing.

Uit de feedback van de achterban blijkt dat er zowel een toename van afgekeurde MEV als ook VKK aanvragen is. De precieze redenen hiervoor zijn ons nog niet volledig duidelijk. Binnenkort zullen we een uitgebreide handleiding publiceren, in de hoop dat deze bijdraagt aan een positieve afwikkeling van de aanvragen voor een Visum Kort Verblijf.

Nog een interessant artikel uit 2019; Gebreken van de procedure voor het visum kort verblijf.